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売掛金を回収するために実践すべきこと

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投稿日:2019年03月11日

会社を経営していく上で無視できない問題が「売掛金」の回収です。資金ショートを未然に防ぐためにも、売掛金の管理は日頃から細心の注意を払っておく必要があります。この記事では、売掛金を回収する方法について具体的に解説していきます。いざというときに慌てることのないよう、ぜひ参考にしてください。

売掛金を回収するために実践すべきこと

売掛金を回収するための心構えと実践すべきこと

資金ショートは会社にとって死活問題ですが、「売掛金」をめぐるトラブルが原因となるケースも少なくないようです。帳簿上では利益が出ていても、売掛金をきちんと回収しないと手元に現金は入ってきません。特に手元資金の余裕がない中小企業の場合、こうした売掛金のトラブルが原因で経営の危機に陥ってしまうのです。

売掛金の回収遅れは資金ショートに直結する問題であるため、約束の期日に支払ってもらうように社内のチェック体制や取引先との信頼関係を構築しておくことが大切です。わずかでも約束の期日を過ぎてしまった場合は、迅速なアクションを起こす必要があります。

売掛金の時効に要注意!

売掛金には「時効」があることにも注意が必要です。付き合いの長い取引先だからと安心していると、ある日突然時効を主張されてしまうようなケースも決して珍しくありません。売掛金の種類によって時効が決められており、期間の短い業種は特に注意する必要があります。例えば「建築工事などの請負代金」が3年、「製造業、卸売り業、小売業の売掛代金」が2年、「運送料、ホテルなどの宿泊代、飲食代」が1年となっており、それぞれきちんと把握しておくことが大切です。

なお、取引相手がだらだらと支払いを渋っているような場合は、債務の存在を主張して「時効の中断」をすることが可能です。具体的な方法としては、債務者から「残高確認書」「債務確認書」などをもらうことです。また、債務の一部を支払ってもらうことでも時効を中断することが可能になります。

売掛金回収の基本! 自社のミスがないか確認してから電話しよう

売掛金が回収できなかった場合、迅速に行動をすることが大切です。ただし、必ずしも取引先のミスとは限りません。自社の担当者の確認ミスという可能性もあるため、「いつまでに」「いくら」の支払いが約束されているのかの履歴をしっかりとチェックする必要があります。

また、担当者が取引先の合意を交わした形跡があるのかを確認することも大切です。自社の状況を確認しないまま取引先を疑うことは、相手にとって気持ちが良いものではありません。対応の仕方次第では、両者の信頼関係を壊してしまう恐れもあります。

ただし、自社のミスがないことが確認できたら、すぐに電話やメールで取引先に連絡を入れて事情を確認することが大切です。「少し様子をみよう」という曖昧な態度は、自社の経営に影響するような深刻なトラブルに発展してしまう恐れがあるからです。

単純ミスの場合は再度期日を決めて請求

入金のなかった理由が「単純ミス」であることが判明した場合は、すぐに入金期日を再設定します。本来であれば、すでに回収が完了しているはずの債権なので期限に余裕をもたせる必要はなく、24時間以内など間を空けずに期日を設定することが大切です。

これは売掛金未回収による資金繰りへの影響を最小限に抑えるためにも重要です。また、入金の遅延は信頼を毀損する重大なミスであり、次回以降は決してこのようなことがないように牽制しておく効果もあるでしょう。

万が一入金期日を延ばしてくるようであれば、単純ミス以外の理由を疑ってみる必要があります。取引先の経営状況が悪化しているというケースが少なくありません。

内容証明郵便で回収するには

未入金の理由が単純ミスでないと判断した場合、早急に取引先の状況を把握してしかるべき対応策を講じる必要があります。ただし、その場合も取引先に一方的な落ち度があるとは限らないので注意が必要です。商品やサービスに瑕疵がある、営業担当者などがトラブルを起こして取引先から減額や返品を求められているなどのケースです。自社内の情報共有体制が不完全だった場合、このようなやりとりが経理担当にまで伝わっていないことも少なくありません。今一度、自社内の状況を洗ってみることも必要です。

取引先が故意に支払いを渋っている場合には、毅然とした態度で交渉に臨む必要があります。悪意が明白な場合だけでなく、取引先のキャッシュが枯渇して「払いたいけど払えない」ような状況でも同様です。資金繰りが行き詰っている場合は倒産の可能性が高く、永遠に回収不能となってしまう恐れがあるからです。

このような場合は、すぐに「内容証明郵便」で請求書を送付するのが一般的な手法です。内容証明郵便は、一時的に時効を中断できるという特徴があります。また、取引先に対して心理的に牽制できるという効果も期待できます。

内容証明は縦書きが「1行20字以内」「1枚26行以内」、横書きが「1行13字以内・1枚40行以内(2段組)・1行26字以内」「1枚20行以内」という文字数の制限があり、この文字数に内容を納めて送付します。用紙などは自由ですが、「相手用・自分用・郵便局の保管用」の3通(コピー可)が必要です。市販の内容証明用の用紙を利用すれば簡単に作成することができます。万が一訴訟に発展した場合でも、証拠の一部として利用できるので、最初の請求は必ず内容証明郵便で行いましょう。

法的手段により売掛金を回収する方法と注意点

話し合いや内容証明郵便でも問題が解決しない場合は、法的手段も辞さない覚悟が必要です。取引先はほかの会社や金融機関への支払いも滞っている可能性が高く、一刻でも早い行動を起こすことが大切です。

まずは「公正証書」を作成するという方法があります。これは証書に記載されている支払いをしない場合、裁判所の判決なしに強制執行ができるという強力なものです。ただし、公正証書の作成には取引先の実印付き委任状と印鑑証明が必要になるので注意が必要です。取引先が誠意をもって話し合いに応じてくれる状況でなければ、公正証書の作成は困難です。

次に考えられるのが「支払督促」という方法です。これは裁判所で手続きをするだけで、裁判所から債務者に金銭の支払いを命じる督促状を送ってもらうことができるという制度です。安く簡単な方法ではありますが、相手から異議を出されると支払い督促が無効になってしまうというデメリットもあります。結局通常の裁判に移行してしまうため、回収としては確実な方法ではありません。

「小額訴訟」という手段も同様です。売掛金が60万円以下の場合は小額訴訟制度を利用して、1回の審理で金銭請求をすることができます。しかし、相手から異議を申立てられると小額訴訟を利用することができなくなってしまうのです。ただし、どちらの方法も内容証明郵便に比べればかなり強いインパクトがあります。

最終的な回収の手段は「訴訟」になります。自社に落ち度がなく、取引先に資産が残っていれば「強制執行」によって確実な回収を見込むことが可能です。しかし、弁護士を立てて裁判で争うことになるため、相応の費用が必要になります。売掛金の金額によっては、裁判で勝っても損失が発生する恐れもあります。売掛金の回収は、あくまでビジネスです。訴訟に踏み切るかどうかは、コストとのバランスを考えて慎重に判断することが必要です。

また、訴訟から回収に至るまでには、非常に長い時間がかかるということにも注意が必要です。強制執行まで自社には全く現金が入ってこないため、資金繰りにも影響してきます。あらかじめ訴訟の目的を明確にして、ほかの回収手段と冷静に比較することが大切です。

その他の売掛金の回収方法

訴訟などの法的手段以外にも、ある程度強制力のある手段で売掛金を回収できる方法があります。一つは「相殺」によって回収するという方法です。取引先に対する買掛金がある場合は、未回収の売掛金と相殺することで事実上の回収を行うことができます。この場合、相殺を行った旨を内容証明郵便で通知するだけで手続きは完了します。もちろん、取引先に売買掛金がある場合にしか使えない方法であることに注意が必要です。

もう一つが「商品引き上げ」により回収するという方法です。取引先に販売した商品を引き上げてしまうという方法ですが、取引先の同意が必要であることに注意する必要があります。売掛金が未回収であるといっても、勝手に引き上げることはできません。その場合は窃盗罪になってしまいます。引き上げを検討する場合は、取引先とコミュニケーションが取れる段階で打診することが大切です。

売掛金トラブルを回避するには

売掛金の未回収などのトラブルを回避するためには、取引先との信頼関係を構築することが大切です。信頼関係が十分に構築できていない顧客との取引は、現金払いのみで行うという姿勢も大事です。

たしかに、事業を開始したばかりという場合や経営状況が芳しくない場合は、少しでも多くの顧客を獲得しようと取引のハードルを低くしがちになってしまうのも無理はありません。しかし、このような取引ルールを徹底するだけで売掛金トラブルは未然に防止することができるのです。顧客を開拓して売上を伸ばすことは会社の経営にとって非常に重要ですが、売掛金トラブルで資金繰りが困難になるようでは本末転倒です。

たったの一度でも資金ショートに陥ってしまうと、会社はあっという間に倒産してしまう危険があることを念頭に置いておきましょう。会社の「成長」だけでなく、「継続」についても意識しておくことが大切です。
そのため、安全な経営をするための体制作りも重要なポイントです。取引先の与信管理を行い、安全な取引かどうかの判断を徹底できるチェック体制を構築する必要があります。

また、売掛金未回収の可能性が発覚した場合に、すぐに対応できるような仕組みを作っておくことも大切です。例えば「ファクタリング」の利用です。ファクタリングとは、売掛金の債権を譲渡して迅速に現金化ができるという仕組みです。売掛先の支払い遅延や倒産などの影響を受けないため、会社のキャッシュフローを健全な状態に保つことができます。

このように、売掛金の回収トラブルには迅速な対応が必要です。回収の方法はさまざまですが、どの手段をとっても多大な労力や時間、費用が必要になります。大切なことは、普段からこのような状況を想定して与信管理などをしっかり行っておくということです。また、いざという時はファクタリングの利用などを検討してみることをお勧めします。

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