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債務管理を行うメリット

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投稿日:2019年03月12日

企業経営において、債務状況を正確に把握することは欠かせません。支払期限や債務総額を正しく認識できれば、その分資金繰りの安定化にもつながりますし、自社の信用を損なうリスクも避けることができるでしょう。今回は債務管理システムを導入するメリットについて、掘り下げていきたいと思います。

債務管理を行うメリット

債務管理の重要性

債務管理とは、自社に発生した債務情報を管理・コントロールするというものです。例えば、仕入れ契約を締結した時には、自社が品物の納入を請求できる「債権」と同時に、支払いを行うべき義務である「債務」が生じるのが通常でしょう。
この「債務」ですが、多数の会社と取引をしているような時には、複雑なものとなってきます。弁済期限や請求総額は取引ごとに異なるものですから、これらの情報を整理し「何時、どれだけ支払うか」を明確にしておくことが、重要であり有益なのです。

債務状況について明確になっていれば、それだけ支払いで失敗するリスクが低減されます。そして、期限までにしっかりと弁済できるということは、それ自体が信用につながり、自社にとって大きな武器になってくる側面もあるのです。高い信頼性を獲得していれば、有利な取引を考えることもできるようになります。
また、もしも、資金繰りが悪化して窮地に陥った時でも、挽回のチャンスをもらえる可能性も増すでしょう。逆に、支払いが遅れると信頼は大きく損なわれ、取引が停止されるなどの損失につながるリスクが考えられます。

債務管理を行うメリット

支払予定を考慮した資金繰りができる

買掛金や借入金などは会計上、債務として計上されていきます。債務にはそれぞれ弁済期限があるので、情報を整理することは重要です。特に経営を始めて間もないころや、資金繰りが思わしくない場合には、支払予定をしっかりと把握できないと対策も考えにくいでしょう。債務管理を導入すれば、債務に関する情報を整理でき、お金の流れを分析・理解しやすくなるのが大きなメリットです。

支払漏れや遅延が防げる

債務の弁済は期限に間に合わせて、正確に金銭を払い込むことが重要です。これをしないと、取引を続けてくれる会社が減っていき、最終的には窮地に陥りかねません。
債務については経理の業務上でも、複雑な面があります。実際には注文した品が未だに納入されていないのに取引先から弁済を督促される、入金済みの債務について先方で消込に異常があり再請求されるなどのケースもあり得ます。そのようなときに正しく対応するためには、支払うべき金銭債務を明確に把握することが欠かせません。

取引先から信用を得ることができる

支払期限に間に合うように、きちんと弁済をし続けることで、会社の信頼性は高まっていきます。信頼が高まると、大口での契約も了承してくれる可能性も高まってくるなど、利益は大きいものです。取引先とのパートナーシップを強化することは、それだけでも経営上では有利になりますし、困った時の支えになってくれる場合もあるでしょう。

債務管理のポイント

債務管理を実施していく上でのポイントとしては、支払い期日と支払額を分かりやすくするのは重要です。Excelの買掛金管理表や債務管理システムを活用しつつ、債務状況を明確にしていきましょう。

支払い期日と支払額は、取引先ごとにまとめることで、どの会社に幾らの債務があるのかが分かりやすくなります。同時に支払った分も記入できるようにするのも大切です。これにより支払いに関する情報を一元化することができます。

また、管理情報を最適な状態に保つために、買掛金や借り入れなどが生じた際には時間を置かず、速やかにそのデータを入力しましょう。後回しにすると入力を忘れてしまうこともあるため、すぐにデータを処理して、常に最新の情報に更新するように心がけたいものです。

債務管理の方法

簡単に導入しやすいのは、Excelを使って表を作成していく方法です。取引先ごとに前月残高、当月発生額、当月支払額、当月残高を記載する項目を設け、支払い条件や手段なども分かるようにしておくと良いでしょう。Excelなら全てのデータを手入力する必要はありません。例えば、当月残高を自動計算させることも可能で便利です。

経営規模が大きくない場合には、上記のような形で台帳を管理していくのも不可能ではありません。しかし、運営規模が大きくて処理すべきデータが膨大な場合には、債務管理システムを導入した方が運用もしやすくて、安全性も高いでしょう。

債務管理システムは多彩なものがあります。ソフトウェアとして提供される製品もあれば、自社に専用のシステムを構築する方法もあります。これらはExcelとは異なり、最初から必要な台帳管理のシステムや、経理を考えると役に立つ機能が多数搭載されています。債務と同時に債権も管理できるのが一般的で、より資金の流れを把握しやすいのがメリットです。 データベースや管理表作成機能などを搭載したシステムもあるため、パッケージソフトの製品資料などを参考に、自社の経理に最適なものを探してみると良いでしょう。

債務管理のメリットやシステムの導入について紹介してきました。会計を明確にし、取引を安全にするためには有益で、情報が大きな意味を持つ現代社会においては、検討しておいて損はありません。
導入に関しては手軽にExcelから始めることもできますし、専用のソフトウェアも発売されています。経営規模にあわせて、最適な形を選んで下さい。

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