企業存続に欠かせない収支管理の必要性と正しい管理方法

収支管理の目的とは？

収支管理の目的は赤字か黒字かをはじめとするお金の状況、収支のバランスを客観的に把握し、会社経営・営業活動・事業展開に役立てることにあります。収支管理がおろそかだと、現在、黒字なのか赤字なのかが正確に分からず、赤字を解消することもできません。

また、収支管理は黒字倒産と呼ばれる状況を防ぐためにも役立ちます。

黒字倒産とは会計上は利益が出ていて黒字の状態であるにもかかわらず、会社が倒産してしまうことを指します。会社における商品売買の決済は通常、数カ月後に決済となるため、その間は利益が計上されていても現金としては手元に入ってきません。

その間に設備維持にかかる経費などの支払いが発生すると資金繰りが困難となります。

いくら多く商品を仕入れて売り上げたとしても、仕入れ代金の支払いが1カ月先で、売掛金の入金が3カ月先であれば、その間は現金が入ってきません。このとき自己資金でやりくりするか銀行などからの借り入れができなければ仕入れ代金を支払えず、倒産状態となってしまうわけです。

収支管理によって収支の状況を常に把握し、無理な設備投資や無駄な支出を抑えるようにすれば、黒字倒産のような状況に陥るのを避けることが可能です。

あるいは、運転資金となる現金を多く確保している、土地などの担保があって銀行から融資を受けられる、売掛金をファクタリング会社に買取ってもらうファクタリングを利用するといった対処ができれば、たとえ赤字でも倒産を免れることができます。

赤字と黒字

赤字・黒字とはどのような状態なのか、あらためて考えてみましょう。

赤字とは

これも基本的なことですが、収支管理を行えばそれによって会社の会計が赤字であるか黒字であるかも分かります。

赤字とは支出が収入を上回って超過した状態のことです。超過額そのものを指す場合もあります。赤字であれば会社にとって損失が出ていることになります。

黒字とは

黒字とは収入が支出を上回って剰余が生じた状態のことです。剰余そのものを指すこともあります。黒字であれば会社にとって利益が出ていることになります。

収支管理を行わないとどんな不利益が起こる？

企業の目的は利潤の追求にあり、利益を得るためには計画的に収支を管理することが欠かせません。

会社の存続のためには、収入と支出を正しく把握することが必要です。収支管理は企業が日々行っている取引の内容を記録することで、収入と支出を正確に把握し、キャッシュフロー、資産、経営状況を明らかにしておくための業務です。

また収支管理は帳簿（会計帳簿）をつけることで行うのが一般的です。

そもそも、株式会社は会社法によって会計帳簿や計算書類の作成および保存の義務が課せられています（第5章）。

さらに商法では、小商人以外の商人は商業帳簿である会計帳簿および貸借対照表を作成しなければならないと定められています（商法第19条）。収支管理を適切に行っておらず、帳簿がないということになればこれらの法に違反していることになってしまうのです。

また、取締役などが会計帳簿に記録すべき事項を記載せず、または虚偽の記載をした時は、100万円以下の過料に処せられます（会社法976条7項）。

さらにいえば、会計帳簿というのは貸借対照表や損益計算書を作成する際の基礎となるものです。貸借対照表や損益計算書は社内において経営判断を行うために有用な情報を記した資料であり、株主や債権者に会社の経営状態に関する情報を提供する際にも必要とされる書類でもあります。

つまり、収支管理を行わないと、会社が事業を進めていく上でなくてはならない、会社経営の最も基礎となるお金の動き・状況に関する情報が把握できないばかりか、法律を犯してしまうことになるのです。

収支管理の方法

具体的に収支管理を行うために方法を説明します。会社や事業の規模によって、収支管理の仕方にも違いがあります。

収支管理を行うには帳簿をつけることが必須です。帳簿とは日々の取引の内容を書き記しておく記録帳のことです。帳簿は大きく主要簿と補助簿に分けられます。主要簿には日々の仕訳を日付順に記録する仕訳帳、仕訳帳の内容を勘定科目ごとに転記する総勘定元帳があります。これに対し、補助簿は主要簿を補完するためのもので、現金出納帳、仕入帳、売上帳などがあります。

帳簿のつけるに際しては、以下のような方法がありますが、いずれにしろ基本的なつけ方に大きな違いはありません。

手書きで帳簿をつける

収支管理を行うための基本形は手書きによる帳簿づけです。毎日、仕訳帳に取引内容を記入し、総勘定元帳へと転記して勘定科目ごとに集計するなどのやり方が一般的です。個人事業主や自営業者ではこの方法を今も行っているケースもあるでしょう。

しかし、手書きは記入すべき取引件数が増えればミスも増えます。記入ミスや転記ミスがあれば金額が一致せず、原因を見つけ出すだけで大変な労力がかかることもあるでしょう。

エクセルで管理する

手書きではミスが多い、計算が大変だという場合は表計算ソフトのエクセルを使う方法もあります。パソコンを使っていてエクセルもインストールされているという場合は、会計ソフトを導入しなくても帳簿づけに利用できるので重宝するでしょう。銀行口座の入出金明細をCSV形式でダウンロードしてエクセルで読み込み、そのまま手を加えるということもできます。エクセルであれば使い慣れているという人も多く、汎用性が高いのも魅力です。

反面、決算書を作成する場合や勘定科目ごとに税率設定が必要という場合はマクロや関数を駆使する必要があり、途端にスキルが必要となることもあります。

専用ツールを導入する

帳簿管理ツールとして専用の会計ソフトなどを導入すればシンプルな収支管理だけでなく、主要簿、補助簿も簡単に作成できるようになります。現金出納帳や預金出納帳に必要なデータを入力すれば、総勘定元帳に自動的に転記されるという具合です。転記ミスも起こりません。

一方、会計ソフトを使いこなせるスキルや経理知識を持った人は必要になります。ソフトの導入コストもかかります。

帳簿管理方法を選ぶ基準

上記のうち、どの帳簿管理方法を選ぶかは会社や事業の規模によって変わります。

大企業の場合

大企業の中でも従業員数が数千人レベルで営業所や支店を多数抱えているような規模であれば、会計ソフトが基幹システムに組み込まれて統合化されたERPパッケージを導入するケースが多くなります。

ERPパッケージは大半を海外ベンダーが提供しているため、海外との取引が多いグローバル企業の方が親和性は高いでしょう。日本独特の商習慣がある会社にはそぐわない場合もありますが、昨今では高度なカスタマイズで対応することも可能になってきています。ただしその分、導入コストと準備期間は膨大になるといえます。

一方、基幹システムと連携できる国産の会計パッケージを導入している企業も多くあります。大企業では公認会計士・監査法人の会計監査に対応するため、会計不正防止や法令遵守などの内部統制を行うために適合した会計システムを導入・運用する必要もあります。

また、会計ソフトはパッケージ製品ではなく、近年ではクラウド製品も主流になりつつあります。クラウド型の会計ソフトは低コストで導入でき、データ量の限界もないに等しいことから、大企業から中堅企業まで幅広い規模の企業での導入が進んでいます。

中小企業の場合

中小企業の場合はパッケージ型の会計ソフトをパソコンにインストールして使用するというケースが最も多いのででしょう。顧問税理士がいる場合は、税理士が求める仕様にシステムを合わせるということもよくあります。

一方、クラウド型の会計ソフトは、中小企業でも導入例が増えています。使い方が比較的簡単で、常に最新のソフトが利用でき、データのバックアップにも気を使わなくて良いことなどが導入されている理由です。一方、導入コストが安くてもランニングコストがかかる点はデメリットです。クラウド型会計ソフトは使用している限り、ずっとコストがかかり続けます。またセキュリティに不安がある、疑問があるという人の場合も不向きです。

さらに小さな規模の会社や設立したばかりの会社では、会計や収支管理はエクセルで対応するというケースも見られます。エクセルデータは汎用性や柔軟性が高く、担当者が変わったとしても引き継ぎがしやすいなどのメリットがあり、中小企業向けといえます。

個人事業主の場合

個人事業主の場合はエクセルまたは手書きでの収支管理を行い、確定申告時はフリーの確定申告ソフトを利用するなどの方法をとる人が多いでしょう。ただし、青色申告の場合は会計ソフトを使う人もます。

白色申告を行っている個人事業主の場合、確定申告時期以外は会計や経理に関して無頓着という人もいますが、普段からしっかりと収支管理をしていれば仕事の状況把握に役立ちます。

もしも将来、法人化を目指しているのならなおのこと、収支管理についてしっかりと意識すべきでしょう。個人事業主の場合でもクラウド型の会計ソフトを使えば銀行口座の入出金明細、クレジットカード明細などを自動取得できるので入力の手間が省け、確定申告書類や決算書も自動作成できるのでメリットがあるはずです。

収支管理の必要性と管理方法について説明しました。収支管理の上で資金繰りが必要になった場合は、自社に適した資金繰りをすることが必要です。収支管理の結果、資金調達が必要になった場合、金融機関からの融資や、売掛金を早期現金化できるファクタリングなどの方法もありますので、検討してみてください。

【関連記事】

即日での入金に対応しているファクタリング会社29選

個人事業主におすすめのファクタリング会社23選